Einladung zur Versammlung der Eigentümer: Wer ist zuständig?

Zur Zusammenkunft der Wohnungseigentümer müssen sämtliche im Grundbuch eingetragenen Immobilienbesitzer geladen werden. Abhängig von der spezifischen Situation könnten ebenfalls sogenannte zukünftige Immobilieneigentümer, also die Erben eines verstorbenen Besitzers, Zwangsverwalter, Insolvenzverwalter oder Bevollmächtigte zur Teilnahme verpflichtet sein.

Sollte eine berechtigte Person zur Teilnahme versehentlich keine Einladung erhalten, könnten die gefassten Beschlüsse angefochten werden. Eine bewusste Unterlassung der Einladung eines Eigentümers kann sogar die Ungültigkeit der getroffenen Entscheidungen zur Folge haben.

Die Einladung zu einer Zusammenkunft der Immobilieneigentümer unterliegt bestimmten formalen Kriterien. Diese Vorgaben sind nicht allein für den korrekten Ablauf des Treffens von Bedeutung, sondern auch für die rechtliche Gültigkeit der dort getroffenen Beschlüsse. Gemäß § 24, Absatz 4, Satz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) muss die Einladung zur Eigentümerversammlung in schriftlicher Form erfolgen.

Essentielle Elemente einer fristgemäßen Einladung zur Eigentümerversammlung

• Die Festlegung von Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens. Diese Parameter müssen praktikabel sein, zum Beispiel sollte ein Treffen nicht am Vormittag stattfinden.
• Die Agenda muss vorab veröffentlicht werden. Die anstehenden Themen sind darin stichwortartig so zu kennzeichnen, dass die Wohnungseigentümer nachvollziehen können, was besprochen und entschieden werden soll. Eine Beschlussfassung unter dem Punkt "Verschiedenes" ist nicht gestattet.
• Die Zustellung der Einladung muss - sofern in der Gemeinschaftsvereinbarung keine abweichenden Regelungen getroffen wurden - innerhalb von drei Wochen vor dem Termin der Versammlung erfolgen.

Vorgehensweise und gesetzliche Grundlagen bei der Einberufung der Eigentümerversammlung

1. Die Festlegung des Versammlungstermins obliegt dem Verwalter. Lediglich in Ausnahmefällen ist es gestattet, dass Wohnungseigentümer oder der Beirat die Einladung übernehmen.
2. Die Ausarbeitung der Tagesordnung.
3. Der Versand der Einladungen unter strikter Beachtung der Ladungsfrist.
4. Gesetzliche Rahmenbedingungen: Die Einberufung hat in Übereinstimmung mit dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sowie der maßgeblichen Gemeinschaftsordnung zu erfolgen.

Einhaltung von Fristen für Einreichungen von Anträgen und Tagesordnungspunkten bei der Eigentümerversammlung

Frist für die Einreichung von Anträgen: Die Wohnungseigentümer sind verpflichtet, ihre Vorschläge gemäß der Gemeinschaftsordnung bis zu einem bestimmten Stichtag vor der Versammlung einzureichen. Falls hierzu keine spezifischen Regelungen in der Gemeinschaftsvereinbarung getroffen wurden, sollte der Antrag so früh wie möglich eingereicht werden, um die Einhaltung der Ladungsfrist zu gewährleisten.

Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann mit mehrheitlichem Beschluss die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte ändern, ohne dass hierfür eine vorherige Ankündigung erforderlich ist. Ein ähnliches Vorgehen ist auch bei der Vertagung von Agenda-Punkten oder deren Streichung möglich. Allerdings birgt ein solcher Geschäftsordnungsbeschluss ausnahmsweise das Risiko einer Anfechtung, falls offensichtlich die Absicht besteht, die Rechte desjenigen zu beeinträchtigen, der die Abstimmung wünscht.

Formular/Vorlage für die Einladung zur Eigentümerversammlung

Eine Vorlage oder ein Muster für die Einladung zu einer Eigentümerversammlung steht Ihnen auf der Plattform Haufe VerwalterPraxis Gold zur Verfügung:

Muster Einladung zur Eigentümerversammlung